Документ вводится для отражения операций по заказам покупателей товаров и услуг. Документ позволяет зарезервировать товар, настроить необходимые условия выполнения заказа, отследить факт оплаты, а так же дату ожидаемой отгрузки. При создании нового документа используются настройки табличной части, установленные для компании в разделе «Опции».

В случае работы с нескольких складов одновременно, рекомендуется установить в настройках компании флаг «Склад в таблицах», тогда склад будет подбираться для каждой строки товара из табличной части.

Не рекомендуется включать данный флаг, если фактический складской учет предполагает использование одного склада (склад будет подбираться из шапки документа).

На основании данных документа, создаются операции по авансовым отчетам, заказам поставщикам, оплатам покупателей, перемещениям, поступлениям и реализациям товаров.

Бизнес-процесс

Работа с документом предусматривает бизнес-процесс, призванный организовать порядок в ходе подачи, утверждения и обеспечения заказов. Бизнес-процесс прохождения заказа, как правило, уникален для каждой компании, и реализован в программе на базовом уровне, с возможностью дальнейшей индивидуальной доработки под требования заказчика.

На момент написания документации, в системе реализован следующий ход бизнес-процесса:

  1. При вводе заказа в систему, он попадает на этап утверждения руководителю подразделения (подразделение задается в шапке документа). Для задания пользователя, являющегося руководителем подразделения, необходимо воспользоваться документом меню Настройки / Роли (см. документ Роли).
  2. Руководитель подразделения может утвердить заявку, отправить на доработку или отклонить. Решение принимается на уровне каждой заявки. Отбор заявок по статусу, ответственному и другим параметрам, производится через форму списка заявок. Принимаемые решения реализованы в виде команд, непосредственно на форме заявки.
  3. При отправке заявки на доработку, она попадает заявителю, в задачу которого входит ознакомление с замечаниями руководителя и последующими корректировками данных
  4. После того, как заявка утверждена руководителем, она попадет на этап Доставка. На этом этапе, заявка уже будет зафиксирована в системе, и потребности по товарам будут отражены в регистрах программы и соответствующих отчетах (см. отчет Внутренняя заявкаs и Обеспечение заказов). Ответственный за этап Доставка пользователь, должен обладать ролью Руководитель МТО (см. документ Роли).
  5. Бизнес процесс по заявке будет автоматически завершен как только по данной заявке будет осуществлено поступление(я) товаров, полностью покрывающее потребности заявки. Если по каким-либо причинам, заявка не может быть выполнена, процесс по ней может быть завершен вручную, пользователем с ролью Руководитель МТО. Примечание: при ручном закрытии заявки, система также контролирует её исполнение, поэтому в случае отклонений, может потребоваться корректировка заявки с целью приведения затребованного объема под факт поступления.

В системе существует две опции, которые задают необходимость отправки заказа на утверждение руководителю подразделения (п.1). Первая опция задается на уровне покупателя, на вкладке Покупатель, флаг Утверждать заказы покупателей. Вторая опция задается в профиле пользователя, см. Настройки / Пользователи / Дополнительно / Утверждать заказы покупателей. Если флаг установлен для пользователя, все заказы в системе, введенные от этого пользователя будут поступать на утверждение руководителю подразделения. Если флаг не установлен, на утверждение будут поступать заказы покупателей, у которых задан флаг утверждения на уровне покупателя. Если флаги не установлены, этап утверждения будет пропущен и заказ поступит на этап Отгрузка (для товаров) или Реализация (для услуг). Полностью пропустить бизнес-процесс нельзя.

В случае полного отказа от заявки, она должна быть удалена администратором системы.

См. также: