Методика

Накопление информации о расходе топлива за период производится в документе Путевой лист. В нем фиксируются показания спидометра, данные о фактической заправке топливом с детализацией по заправкам, расчетные показатели расхода.

Для оформления в финансовом учете операций списания топлива, используется следующая модель:

  • в качестве автомобилей как аналитики мест хранения топлива необходимо использовать справочник Склады. Этот справочник связывается со справочником Автомобили по принципу один к одному. То есть для каждого автомобиля может быть назначен только один соответствующий склад. Привязка автомобилей к складам производится из справочника Автомобили;

  • заправка автомобилей топливом производится стандартными документами из блока учета ТМЗ. Например, Поступление товаров услуг;

  • для списания топлива с учета, используется стандартный документ Списание ТМЗ. Одним документом Списание ТМЗ можно списать только топливо и только с одного транспортного средства. Документ Списание ТМЗ удобно вводить из документа Путевой лист, путем ввода на основании;

  • списание пережога топлива осуществляется также документом Списание ТМЗ. Для этого используется механизм заполнения документа «По пережогу топлива». Заполнение производиться обычным образом, по кнопке Заполнить, расположенной на командной панели в таблице Товары. Важно: при этом действии, устанавливается флаг Списание пережога топлива, расположенный на вкладке Дополнительно. А также, делается видимой колонка Водитель в табличной части Товары. Данный флаг можно включать самостоятельно, заполняя документ вручную;

  • при списании топлива особое внимание нужно уделять дате списания, желательно списание производить на конец дня для закрытия путевого листа

  • подсистема учета топлива устроена таким образом, чтобы поддерживать актуальность бухгалтерского учета в соответствии с фактически происходящими событиями. Это означает, что остатки по топливу на счете 2114 в бухгалтерском учете должна соответствовать фактическим остаткам в баках транспортных средств (на границах инвентаризации). Автоматизированный блок учета путевых листов «берет на себя» задачу накопления сведений по экономии или пережогу топлива. Для анализа этих показателей необходимо использовать отчет Сводная ведомость по учету топлива. Данный отчет также удобно формировать из документа Путевой лист.

Описание

Документ необходим для регистрации путевых листов, расчета нормативов расхода топлива, является основанием для заполнения списания ТМЦ.

Роль реквизита Метод расчета норм

В данном поле задается вид используемых для расчета норм показателей. Реквизит принимает одно из двух значений: Лето, Зима. В зависимости от выбранного значения, система использует те или иные расчетные коэффициенты.

При вводе нового документа, значение данного поля устанавливается по умолчанию, в соответствии с заданными настройками. Установка текущего метода производится по кнопке Установить, расположенной справа от поля.

Роль реквизита Водитель

В данном поле задается физическое лицо, на которое оформляется путевой лист. Также, за указанным водителем фиксируются выдача и расход ГСМ.

Роль реквизита Второй водитель

Данный реквизит носит исключительно вспомогательный характер и служит для отбора данных.

Роль реквизита В наряде

Указывается время в наряде. Задается в часах. Поле информационного характера.

Роль реквизитов: Спидометр выезд/возврат

В данных полях задаются данные спидометра. Эти показатели определяют общий пробег автомобиля.

Роль реквизита Из них с прицепом

Указывается значение пробега, пройденного с прицепом. Соответственно, если используется прицеп, значение должно быть меньше или равно общему пробегу.

Роль реквизитов: Без спидометра/С прицепом

В исключительных ситуациях, когда на выезде происходит поломка спидометра, в данных полях указывается пробег без спидометра, а также, пробег без спидометра с прицепом. Соответственно, если использовался прицеп, пробег без спидометра с прицепом должен быть меньше либо равен общему пробегу без спидометра.

Остальная группа реквизитов аналогична описанной.

Таблица Инвентаризация топлива

Данная таблица используется в случае, когда Путевой лист закрывается, при этом формируется инвентаризация топлива путем долива в бак. При включенном состоянии, таблица заполняется автоматически, согласно данных объему бака автомобиля.

Данный флаг имеет важный учетный смысл: Путевой лист, в котором отражается инвентаризация топлива, при проведении, рассчитывает норму топлива, факт, и выделяет пережог или экономию топлива. Анализ произведенных расчетов можно получить при помощи отчета Ведомость по топливу, расположенному на главной панели формы документа. Таким образом, можно вводить несколько путевых листов, в зависимости от характера деятельности предприятия, и последним путевым листом с включенным флагом Инвентаризация топлива произвести необходимые расчеты.

Таблица Оборотная сторона, работы

Данная таблица используется для детализации работ транспорта. Таблица должна наполняться данными в хронологическом порядке. Типы возможных работ задаются для каждой марки транспортного средства. Норма рабочего времени определяется видом путевого листа (11 часов или 22 часа). Время на обед учитывается автоматически, в системе заложен обед с 12.00 до 13.00.

Перечень выполняемых работ в дальнейшем может быть проанализирован отчетами: Работа автотранспорта и Работа автотранспорта по видам работ.

Отчетность

Для анализа топлива в эксплуатации и перерасхода топлива могут задействованы следующие отчеты:

Вид отчета Описание
Работа автотранспорта Анализ работы автомобилей по плану и по факту времени работ
Работа автотранспорта по видам работ Анализ использования автотранспорта по видам работ
Сводная ведомость по учету топлива Ведомость для анализа показателей расхода топлива, включая заправку, перерасход и экономию